Quanti volontari riceverai quest’estate? Sicuramente molti saranno coloro che contribuiranno i tuoi progetti all’estero in questi mesi. Ecco quindi un blog per perdere nessuna opportunità con questi potenziali sostenitori a lungo termine!
I volontari sono il motore delle nostre organizzazioni. Contiamo su di loro per dare un sostegno ai nostri beneficiari, per assisterci con le incombenze amministrative, per raccogliere fondi e per farci conoscere. Tuttavia, non sempre siamo in grado di far capire loro quanto apprezziamo il contributo che ci danno, né riusciamo a dare loro sufficienti incentivi per continuare a lavorare con noi nel lungo termine.
Un volontario che non ritorna, che non partecipa ai nostri eventi in patria, che non ci segue sui social e che non dona mai neanche un euro è un volontario che si è dimenticato di noi. Un volontario che ha vissuto una bella esperienza all’estero, ma che, alla fine, non sente nessun legame con la nostra organizzazione. Ogni volontario che si dimentica della nostra missione, dopo aver toccato con mano il nostro impegno per lo sviluppo della comunità, è una gravissima perdita.
L’importanza dei volontari fidelizzati
Ogni volta che reclutiamo un volontario, investiamo in questa persona tempo ed energie. Spieghiamo loro il contesto socio-economico di intervento, insegniamo loro il funzionamento interno della nostra associazione, diamo loro la formazione necessaria perché possano svolgere al meglio il compito loro assegnato, e così via. Senza dubbio, il volontario, ci ripaga poi dando il meglio di sé durante la sua permanenza presso i progetti, ma il nostro impegno per la sensibilizzazione e formazione del volontario può dare frutti molto più a lungo.
Le nostre organizzazioni sono sempre alla ricerca di maggiore sostegno economico, pratico o a livello di visibilità. Ed i volontari sono i migliori alleati che possiamo trovare! Hanno visto da vicino il problema socio-economico contro il quale ci battiamo e conoscono la missione e l’etica dell’associazione: sono ambasciatori, donanti, testimoni, e in certi casi volontari che ritornano.
È chiaro dunque che lavorare per la soddisfazione dei volontari può trarre vantaggi inestimabili alla nostra associazione ed aiutarci a crescere. Il fatto che alcuni decidano di ripagarsi per gli sforzi dedicati alla formazione dei volontari esigendo quote di partecipazione esose, è un’altra (brutta) storia. La nostra ricompensa sta nell’amore, nella fiducia e nella consapevolezza che sapremo far sbocciare nel cuore dei volontari che decidono di accompagnarci. Perché questi sentimenti durano nel tempo e rendono i volontari nostri alleati per tutta una vita.
*in questo articolo ci riferiamo al coordinatore dei volontari come al volunteer manager. Se questa figura non esiste nella tua organizzazione, vuol dire che tu o un altro dei tuoi collaboratori dovranno assumersi le sue responsabilità!
Conosci a fondo i tuoi volontari
Un buon volunteer manager sa valorizzare le competenze dei volontari, ma per farlo ha bisogno di conoscerli in modo approfondito. Non conoscere i punti di forza e le debolezze dei volontari penalizza l’organizzazione e può farci commettere gravi errori che pesano moltissimo tanto su di noi ed i nostri beneficiari quanto su coloro desiderano aiutarci.
E se conoscere pregi e difetti dei nostri volontari è importante, senza dubbio non è sufficiente. Le loro motivazioni, aspettative e ambizioni sono altrettanto importanti per il volunteer manager, visto che la soddisfazione dei volontari dipende da questo. Le aspettative dal candidato devono essere chiare prima della partenza e se la nostra associazione non si sente di grado di soddisfarle, meglio dirlo subito. Per esempio, se il volontario desidera fare un’esperienza professionalizzante nel campo della gestione delle organizzazioni non profit, ma l’unico compito che gli vogliamo affidare è l’insegnamento dell’inglese ai bambini, meglio parlarne il prima possibile e mettere tutte le carte in tavola.
Qualsiasi discrepanza tra le nostre aspettative e quelle dei volontari può generare problemi durante la permanenza all’estero e ovviamente annullare qualsiasi possibilità di legame a lungo termine. Un buon colloquio conoscitivo ci aiuterà a superare questi potenziali problemi.
Falli sentire utili
A volte tendiamo ad affidare ai volontari i compiti più semplici, o i più noiosi, o quelli che sempre e comunque affidiamo ai volontari, quando invece dovremmo sforzarci per affidare ad ogni individuo quelli adatti alle sue capacità ed i suoi interessi, affinché si possa sentire utile e stimolato.
Coloro che partono come volontari lo fanno in primo luogo per mettere le loro capacità al servizio di una causa in cui credono. Relegarli ad un ruolo che li svilisce o li annoia, e sottovalutare le loro idee ed i loro contributi mette l’esito dell’intera esperienza in pericolo. Da loro l’opportunità di contribuire secondo le loro capacità, e ringraziali per ogni giorno di servizio, per ogni suggerimento, per ogni compito ben svolto!
Diamo al volontario l’opportunità di sentire che le capacità e l’entusiasmo che ha messo a nostra disposizione possono avere un impatto positivo sulla comunità che serviamo. Sentirsi inutili, dopo aver affrontato un lungo viaggio e spese non indifferenti, è la peggior sorte per un volontario.
Dà ai tuoi volontari l’opportunità di crescere
Ogni volontario porta nella nostra organizzazione un bagaglio di abilità ed esperienze, che desidera condividere con noi e mettere in gioco, per tornare a casa un po’ più abile ed esperto di com’è partito. Un buon volunteer manager è in grado di stimolare i volontari, aiutandoli ad imparare cose nuove poco a poco, senza mai opprimerli con compiti o responsabilità che questi non possono gestire.
Insomma, il volunteer manager è anche un maestro che accompagna i volontari attraverso nuove sfide che, come un buon insegnate, cerca di fornire assistenza costante e di non scoraggiarli mai.
Fai sentire i volontari parte del tuo team
I volontari tendono a lavorare separati dal management team, magari sotto la supervisione di un coordinatore o responsabile. Tuttavia, se desideriamo che il volontario maturi un legame duraturo con la nostra associazione, è necessario abbattere questi muri che separano il team dei volontari dai professionisti.
Il volunteer manager deve esigere spazi per lo scambio di idee ed informazioni tra tutti i membri dell’organizzazione, stipendiati e non. In questo modo il volontario avrà veramente un’idea chiara di come funzionano le cose: da dove vengono le donazioni, quali sono le relazioni con le autorità locali, quali sfide vengono poste dai cambiamenti politici, e così via.
La trasparenza è importane così come l’accoglienza delle idee e delle proposte che provengono dal team dei volontari. A volte, una mente fresca può vederci molto più chiaro.
Non dire addio, ma arrivederci
Alla fine dell’esperienza, quando il volontario si senta soddisfatto per tutto quello che ha appreso e fatto durante la sua permanenza, arriva il momento dei saluti. Non dire mai addio, ma arrivederci!
Dai immediatamente al volontario nuovi spunti per rimanere in contatto. Informalo sul prossimo evento, sulla prossima campagna, sulla possibilità che vi accompagni durante una presentazione. Insomma, fai subito capire che è diventato una parte importante dall’associazione e che non è ancora finita.
