A prima vista, l’accoglienza dei volontari internazionali non sembra cosa difficile. Bisogna procurare loro un alloggio, spiegare come muoversi, assegnare loro dei compiti all’interno delle nostre organizzazioni, ed il gioco è fatto. Tuttavia, quest’approccio un po’ semplicista non ci aiuta a massimizzare l’impatto della presenza dei volontari sul campo, non ci mette al riparo da eventuali imprevisti e non garantisce ai nostri “ospiti” un’esperienza d’arricchimento personale e professionale.
Poter fare affidamento su di un buon programma di volontariato è, quindi, indispensabile per il successo dei nostri progetti. Idealmente, tutte le parti coinvolte dovrebbero trarre beneficio dalla presenza di volontari sul campo (inclusi i volontari)! Hai già un programma strutturato per l’accoglienza dei volontari internazionali?
Se così non fosse, ti conviene cominciare a pensarci. I volontari sono importanti risorse umane con molto potenziale, tantissime esigenze e rischi potenziali. Pianificare il tuo approccio nei loro confronti, così come le modalità di collaborazione ti aiuterà ad accrescere il valore dell’esperienza per il volontario, per l’organizzazione e, soprattutto, per i beneficiari.
In questo post, non pretendiamo insegnarti come pianificare un programma di volontariato dalla A alla Z: sarebbe troppo ambizioso in meno di mille parole! Vorremmo però richiamare la tua attenzione su alcuni dei suoi componenti che, secondo la nostra esperienza, sono molto importanti per ottenere buoni risultati. Tu li hai già inclusi nel tuo programma di volontariato?
Il ruolo de volontario
A che domande risponde: Dove si colloca il volontario all’interno della struttura organizzativa? Con quali responsabilità? Di cosa si occupa il volontario e in che settore?
Importante perché… Ti aiuta a gestire sia le aspettative che il lavoro del volontario, evitando delusioni e tempi morti. Inoltre, trasmette un’immagine strutturata ed organizzata della tua associazione.
Che fare: dopo aver analizzato i bisogni e la struttura della tua organizzazione, prepara un testo conciso, ma dettagliato per descrivere ai potenziali candidati il lavoro da svolgere. Non esitare a creare ruoli diversi per profili diversi e a dare a questi un nome (assistente accademico, animatore, assistenza alle comunicazioni, etc.). Pubblica questa descrizione sul sito e su tutti i canali di reclutamento. Ribadiscila sui dépliant informativi e dossier, se esistono.
La selezione del volontario
A che domande risponde: quali volontari sono adatti al ruolo che hai identificato? Che caratteristiche personali o professionali devono avere? Come assicurarsi che siano persone affidabili?
Importante perché… un volontario non predisposto non riuscirà né a fare un buon lavoro né a godersi l’esperienza. In casi estremi, inoltre, certi profili possono nuocere al benessere dei beneficiari.
Che fare: sottoporre il volontario ad un processo di selezione esigente, includendo sempre un colloquio in persona (o Skype) e referenze professionali o accademiche. Non esitare a dire “No” ad un candidato che non risulta idoneo. Se si lavora con beneficiari a rischio, richiedere anche un certificato penale.
I canali di comunicazione
A che domande risponde: a chi si può rivolgere il volontario in caso di emergenza e come? Come facilitare la comunicazione tra volontari e staff? In caso di malcontento o necessità, esiste un canale con i vertici dell’organizzazione? Che tipo di informazioni non è opportuno condividere con i volontari e quali invece si?
Importante perché… il volontario deve sentirsi sicuro e appoggiato in qualsiasi momento, dovessero presentarsi imprevisti o difficoltà. Ma al di là delle emergenze, una buona comunicazione interna tra volontari e staff risulta produttiva e stimolante, ovviamente quando le informazioni condivise non ledono la dignità di nessuno (in certi casi le informazioni private relative ai beneficiari possono non essere condivisibili).
Che fare: condividere con il volontario la lista dei contatti del coordinatore e del resto del team, invitandolo a farsi sentire in qualsiasi momento se ce ne fosse bisogno. Organizzare riunioni (formali o informali) periodiche coinvolgendo staff e volontari, e incentivando la partecipazione di questi ultimi.
Un sistema di ricompense e ringraziamenti
A che domande risponde: come far sentire ai volontari che il loro contributo è importante?
Importante perché… i volontari lavorano gratis, ma come associazione non ti puoi dimenticare di ricompensare i loro sforzi.
Che fare: a seconda del volontario e delle tue risorse, ti verrà in mente qualcosa! Alcune idee: una festa di addio, un presente, un coupon per un corso online, un certificato, una maglietta, un post speciale sui social… E ovviamente dire GRAZIE!
Una rete di sostegno e piani di contingenza
A che domande risponde: che fare se il volontario sta male? Se viene ricoverato? Se si trova senza alloggio? Insomma, come affrontare un’emergenza?
Importante perché… i volontari sono sotto la nostra responsabilità (soprattutto quando sono molto giovani) e dobbiamo essere preparati anche ad eventi negativi, quali un incidente o una malattia. Trovandosi in un paese straniero potrebbe risultare loro molto difficile farcela da soli.
Che fare: Innanzitutto, richiedere un contatto d’emergenza ed i dati della sua polizza assicurativa di viaggio al momento della registrazione. Conoscere i maggiori i rischi che il volontario affronta (malattie della zona, pericolosità delle strade, etc.) ed informarlo preventivamente (risk assessment). E ovviamente avere ben chiaro che fare in caso di emergenza: chi chiamare, come trasportare il volontario, etc.
Foto de Riley Orton Foundation
